_Laatst bijgewerkt: 13 september 2026_
DetailingManager ("wij", "het platform") is een webgebaseerd SaaS-platform voor het beheren van autodetailingstudio's. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend met het doel onze diensten te leveren, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG, in het Engels GDPR) en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke van het DetailingManager-platform is:
- Naam: Radoslav Moshev
- Adres: Sofia, ul. Pirin, Bulgarije
- E-mail: admin@detailingmanager.com
Voor vragen over uw persoonsgegevens schrijft u naar hetzelfde adres met als onderwerp "GDPR / Gegevensbescherming".
Wanneer een detailingstudio haar eigen klanten in het platform opslaat, is de studio de verwerkingsverantwoordelijke van die klantgegevens en treden wij op als verwerker. Die relatie wordt beschreven in onze Verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens wij verzamelen
2.1 Accountgegevens
Wanneer u een account aanmaakt via een uitnodiging van uw bedrijf, verzamelen wij:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Rol binnen het bedrijf (beheerder, manager of medewerker)
- Gehasht wachtwoord (wij slaan wachtwoorden niet in leesbare vorm op)
2.2 Bedrijfsgegevens
Wanneer een bedrijf zich op het platform registreert, slaan wij op:
- Bedrijfsnaam
- Logo (optioneel)
- URL-slug
- Btw-instellingen (indien van toepassing)
- Aangepaste tekst voor PDF-documenten
- VIN-deling en andere functievlaggen
2.3 Klantgegevens (ingevoerd door bedrijven)
Bedrijven die het platform gebruiken, voeren gegevens in over hun klanten:
- Voor- en achternaam van de klant
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Adres en plaats (optioneel)
- Geboortedatum (optioneel — voor herinneringen en felicitaties)
- Marketingtoestemming (uitdrukkelijke opt-in)
- Firma-lidmaatschappen (M:N-koppelingen, inclusief hoofdfirma en kortingen)
- Voertuiginformatie (merk, model, bouwjaar, kenteken, VIN)
Deze gegevens behoren toe aan het desbetreffende bedrijf. Wij treden op als gegevensverwerker namens het bedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke). Zie de Verwerkersovereenkomst.
2.4 Taak-, herinnerings- en documentgegevens
Het platform slaat informatie op over uitgevoerde diensten:
- Type dienst, prijs en betaalmethode
- Datum/tijd van de taak en toegewezen medewerker
- Voor/na-foto's (optioneel), checklistitems en notities
- Herinneringen (automatisch of handmatig) en bijbehorende verzonden e-mails
- Gegenereerde PDF-documenten (offertes / werkbonnen)
2.5 Demo- en contactaanvragen
Wanneer u een demoformulier op de openbare website indient, verzamelen wij:
- Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, land en bericht
- Bevestiging van toestemming voor gegevensverwerking
- UTM / verkeersbron (alleen als u marketingtoestemming hebt gegeven)
2.6 Automatisch verzamelde gegevens
Bij het gebruik van het platform kunnen wij automatisch vastleggen:
- IP-adres (voor beveiligingsdoeleinden en rate limiting)
- Browser- en apparaatinformatie
- Toegangstijd en sessieduur
- Cookies en lokale opslag (zie sectie 9)
- Anonieme paginabezoekgebeurtenissen (alleen met analysetoestemming)
3. Hoe wij gegevens gebruiken
| Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|
| Account aanmaken en beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Leveren van platformdiensten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Technische ondersteuning en probleemoplossing | Gerechtvaardigd belang |
| Platformverbetering (anonieme analyses) | Toestemming |
| Fraudepreventie en misbruikbestrijding | Gerechtvaardigd belang |
| Verzenden van marketingberichten naar studioklanten | Toestemming (uitdrukkelijke opt-in) |
| Marketingpixels en campagneattributie | Toestemming |
| Verwerken van demo-aanvragen | Toestemming / precontractuele stappen |
| AI-assistent (optioneel) | Toestemming (opt-in van studiobeheerder) |
4. Delen van gegevens met derden
Wij gebruiken de volgende aanbieders om het platform te laten draaien. Klantgegevens blijven binnen de EU, behalve waar hieronder anders vermeld.
4.1 Supabase (database, authenticatie, bestandsopslag)
PostgreSQL-database, gebruikersauthenticatie en bestandsopslag (logo's, taakfoto's). Gehost in de EU: Ierland (AWS eu-west-1). SOC 2-gecertificeerd en AVG-conform.
4.2 Hetzner / Coolify (applicatiehosting)
De applicatie draait op dedicated infrastructuur bij Hetzner in Neurenberg, Duitsland, beheerd via Coolify. Databaseback-ups worden op dezelfde Hetzner-server in Neurenberg bewaard, maximaal 7 dagen, en daarna overschreven (zie sectie 6). Hetzner is ISO 27001-gecertificeerd en AVG-conform.
4.3 Resend (e-mailverzending)
Transactie- en marketinge-mails (campagnes, herinneringen, demomeldingen) worden via Resend verzonden vanuit de regio Ierland (eu-west-1). Alleen de gegevens die nodig zijn om de e-mail te bezorgen, worden gedeeld.
4.4 Upstash Redis (rate limiting)
Wordt in productie gebruikt om misbruik van verkeer te beperken. Slaat kortlevende verzoektellers en IP-adressen op in België (GCP europe-west1). Wordt niet gebruikt voor klantdossiers.
4.5 VIN-decodering (db.vin en NHTSA)
Wanneer een gebruiker een VIN opzoekt, kan de VIN van 17 tekens worden verzonden naar:
- db.vin — primaire decoder
- NHTSA vPIC (Verenigde Staten) — reservedecoder; alleen de VIN, geen naam, telefoonnummer of e-mail
4.6 OpenAI (AI-assistent)
De in-app AI-assistent staat standaard uit. Zodra een studiobeheerder hem inschakelt en de melding bevestigt, worden de vragen die studiomedewerkers typen — en de records die nodig zijn om ze te beantwoorden, waaronder mogelijk klantnamen, voertuigen, klussen, herinneringen en bedragen — verzonden naar OpenAI Ireland Limited. OpenAI verwerkt EER-gegevens onder zijn Data Processing Addendum en geeft deze alleen buiten de EER door op basis van Standard Contractual Clauses. API-invoer en -uitvoer wordt niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen; OpenAI bewaart logboeken voor misbruikmonitoring die deze gegevens kunnen bevatten, maximaal 30 dagen. De chatgeschiedenis blijft maximaal 14 dagen in onze database staan en wordt daarna automatisch gewist.
4.7 Analyse en marketing (optioneel)
- First-party: anonieme paginabezoeklogboeken in onze database wanneer u analysetoestemming geeft
- Google Analytics 4 en Meta Pixel: worden alleen geladen en geactiveerd met marketingtoestemming (mogelijk met doorgifte buiten de EU)
4.8 Wij verkopen, verhuren of delen persoonsgegevens NIET met derden voor marketingdoeleinden, behalve zoals hierboven beschreven.
5. VIN-deling tussen studio's
Het platform biedt een functie voor het delen van voertuiggeschiedenis op basis van VIN:
- Standaard: de VIN-gegevens van uw klanten zijn alleen zichtbaar voor uw bedrijf
- Delen ingeschakeld: andere studio's kunnen zien welke diensten aan een voertuig zijn uitgevoerd, en de naam van uw studio
- Delen uitgeschakeld: uitgevoerde diensten zijn anoniem (diensten zichtbaar, uitvoerder verborgen)
- Elke bedrijfsbeheerder regelt deze instelling via Instellingen → VIN Search Sharing
6. Bewaartermijnen voor gegevens
Twee soorten records worden automatisch verwijderd: het auditlogboek van het bedrijf (7, 14 of 30 dagen, gekozen door de studio) en de chatgeschiedenis van de AI-assistent (maximaal 14 dagen). Andere records verwijderen wij niet automatisch.
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Zolang het account actief is, of tot verwijdering wordt aangevraagd |
| Bedrijfsgegevens | Zolang het bedrijf het platform gebruikt, of tot verwijdering wordt aangevraagd |
| Klant- en voertuiggegevens | Zolang het bedrijf ze opslaat, of tot het bedrijf ze verwijdert |
| Taak-, herinnerings- en documentgegevens | Zolang het bedrijf ze opslaat, of tot het bedrijf ze verwijdert |
| Demo-aanvragen | Totdat u ons vraagt ze te verwijderen |
| Analyse-paginabezoeklogboeken | Totdat u uw toestemming intrekt of ons vraagt ze te verwijderen |
| Auditlogboek | 7, 14 of 30 dagen (studio-instelling; standaard 7; automatisch gewist) |
| Chatgeschiedenis AI-assistent | Maximaal 14 dagen, daarna automatisch gewist |
| Cookies / lokale opslag | Zie sectie 9 |
6.1 Een studioklant verwijderen
Wanneer een studiobeheerder een klant verwijdert, wissen wij de naam, het telefoonnummer, het e-mailadres en vergelijkbare contactgegevens van die persoon. Het voertuigrecord en afgeronde klussen blijven bewaard voor de servicehistorie en statistieken, zonder naam, telefoonnummer of e-mail van de persoon. VIN en kenteken blijven bij het voertuig. Niet-afgeronde klussen (open / in uitvoering) worden verwijderd, zodat een latere eigenaar ze niet overneemt. Een korte kopie van de verwijderde contactgegevens kan in het auditlogboek van de studio achterblijven totdat dat logboek verloopt (zie hierboven).
6.2 Een account of bedrijf sluiten
Nadat wij een verwijderingsverzoek hebben bevestigd, worden live databaserijen en bestanden in opslag onmiddellijk verwijderd. Databaseback-ups op dezelfde Hetzner-server in Neurenberg worden maximaal 7 dagen bewaard en daarna overschreven. Als een back-up binnen dat venster wordt teruggezet, wordt de verwijdering opnieuw toegepast.
7. Uw rechten (AVG)
Onder de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
| Recht | Beschrijving |
|---|---|
| Inzage (art. 15) | Een kopie van uw persoonsgegevens verkrijgen |
| Rectificatie (art. 16) | Correctie van onjuiste gegevens aanvragen |
| Wissing (art. 17) | Verwijdering van uw gegevens aanvragen ("recht op vergetelheid") |
| Beperking (art. 18) | Beperking van de verwerking aanvragen |
| Overdraagbaarheid (art. 20) | Uw gegevens in machineleesbaar formaat ontvangen |
| Bezwaar (art. 21) | Bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens |
| Toestemming intrekken (art. 7) | Uw toestemming op elk moment intrekken |
Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via admin@detailingmanager.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
Bent u een klant van een detailingstudio (geen platformgebruiker), neem dan eerst contact op met die studio — zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens. Wij helpen de studio om het verzoek uit te voeren op grond van de Verwerkersovereenkomst. Studio's kunnen hun klantenlijst als CSV exporteren vanuit het platform.
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van Persoonsgegevens (www.cpdp.bg) of uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit.
Cookievoorkeuren kunt u op elk moment wijzigen via de knop "Cookie-instellingen" in het platform.
8. Gegevensbeveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen:
- Versleuteling: alle gegevens onderweg (TLS 1.3) en in rust (AES-256)
- Row-Level Security (RLS): elke gebruiker ziet alleen de gegevens van zijn eigen bedrijf
- Tweefactorauthenticatie: beschikbaar via Supabase Auth
- Sessiebeveiliging: automatisch uitloggen bij inactiviteit (indien ingesteld door de bedrijfsbeheerder)
- Minimale rechten: medewerkers zien alleen de informatie die nodig is voor hun werk
9. Cookies en lokale opslag
Toestemming is opt-in. Optionele categorieën staan standaard uit. "Alles weigeren" wordt even prominent getoond als "Alles accepteren".
9.1 Strikt noodzakelijk (kan niet worden uitgeschakeld)
| Naam | Doel | Duur |
|---|---|---|
| sb-access-token | Sessieauthenticatie | 1 uur |
| sb-refresh-token | Sessievernieuwing | 30 dagen |
| cookie-consent | Slaat uw cookievoorkeuren op | 1 jaar |
| locale | Slaat de taalvoorkeur op | 1 jaar |
| session-activity | Volgt inactiviteit voor automatisch uitloggen | Per bedrijfsinstellingen |
| sidebar-state | Slaat de status van het zijmenu op | 1 jaar |
Deze cookies worden ongeacht toestemming geplaatst, omdat het platform zonder deze cookies niet kan functioneren.
9.2 Analyse (optioneel)
| Naam | Doel | Duur |
|---|---|---|
| analytics_session_id | Anonieme sessie-identificatie (localStorage) voor paginabezoekanalyse | Tot gewist / toestemming ingetrokken |
Wordt alleen geactiveerd na analysetoestemming. De identificatie wordt verwijderd wanneer de toestemming wordt ingetrokken.
9.3 Marketing (optioneel)
| Naam | Doel | Duur |
|---|---|---|
| dm_utm_params | First-touch UTM-parameters (sessionStorage) voor attributie | Sessie |
Met marketingtoestemming kunnen Google Analytics 4 en Meta Pixel ook worden geladen en hun eigen cookies plaatsen volgens het beleid van die aanbieders. Zonder toestemming draaien die scripts niet.
10. Wijzigingen in dit beleid
Dit beleid kan periodiek worden bijgewerkt. Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via:
- Een banner in het platform bij de volgende login
- Een verzoek om cookievoorkeuren opnieuw te bevestigen
De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina.
11. Contact
Hebt u vragen over dit privacybeleid of onze gegevensverwerking:
- E-mail: admin@detailingmanager.com
- Onderwerp: GDPR / Gegevensbescherming